Se a sua atividade cresceu em volume de serviços a realizar e não quer aumentar a sua frota, ou se o seu cliente típico ficou cada vez mais exigente e tem uma maior necessidade de informação atempada, segurança e fiabilidade, é possível que a forma na qual está a gerir a sua frota e os serviços que realiza no terreno já não seja a mais apropriada.

Também se pode estar a verificar uma alteração nos recursos humanos da sua empresa, com maior rotação dos motoristas e pessoal do escritório, o que pode levar a um menor conhecimento dos locais, clientes e serviços a realizar, dificultando a realização de um bom planeamento e o cumprimento atempado dos prazos de execução aos quais se comprometeu.

Estes são apenas alguns dos desafios que as empresas, grandes ou pequenas, um pouco por todo o mundo, estão a enfrentar à medida que se adaptam às alterações do mercado e que as obriga a adaptar as suas operações a clientes cada vez mais exigentes.

Até é possível que já esteja a utilizar algum sistema de localização GPS dos veículos e consiga comunicar com os motoristas por voz e mensagens, mas sente que deve introduzir alterações nos processos para satisfazer os pedidos, acabar com o papel e digitalizar todo o processo de informação trocada entre os colaboradores dentro e fora do escritório que utilizam a frota para realizar os serviços.

Mas, como começar? Será a digitalização do processo a melhor solução para a sua operação?

Para ajudar a avaliar e identificar o tipo de gestão da atividade que necessita sugerimos que reflita nestes quatro pontos chave:

1.  Análise dos meios: veículos e colaboradores

Consegue analisar os dados dos serviços realizados por colaborador / veículo, quilómetros percorridos, custos de manutenção dos veículos e tipo de condução realizada? A imagem inicial com os dados que dispõe é um bom ponto de partida para melhorar a utilização da frota, reduzir os quilómetros percorridos, realizar mais serviços com o mesmo número de veículos ou reduzir o número de veículos necessários. Servirá também para analisar quais são os dados que deveria conhecer e o esforço que realiza atualmente para determinar esses valores.

2. Análise dos formulários e informação solicitada

O preenchimento digital dos formulários é uma das principais tarefas que desenvolvemos na digitalização das atividades dos colaboradores no terreno. Os formulários em papel desaparecem e todas as informações são recolhidas diretamente em formato digital, eliminando erros e tempo despendido posteriormente para a introdução dos dados nos sistemas por parte do pessoal no escritório, pelo que o levantamento dos campos de preenchimento é um bom ponto de partida.

3. Análise da informação necessária,

por um lado do colaborador para executar o serviço e por outro do cliente, para conhecer em cada momento a informação relevante para ele.

Para a correta execução do serviço, o colaborador deve receber as ordens de serviço com toda a informação necessária para a sua execução. O facto de poder assinalar o momento exato da finalização do serviço, permite controlar os tempos de execução e iniciar mais depressa os processos de faturação ao cliente. Por sua vez, a análise dos dados que devem ser recolhidos no momento da execução do serviço, ajuda a quantificar os benefícios da recolha dos dados no local.

4. Análise das rotas

Imprevistas, extraordinárias, recorrentes ou fixas, seja qual for a forma na qual organizam a execução dos serviços no terreno, a análise dos dados recolhidos da atividade executada, junto com ferramentas de otimização do planeamento, permite melhorar a produtividade das equipas.

Estas análises servir-lhe-ão de base de reflexão para conseguir determinar os benefícios que poderá retirar da digitalização da sua atividade no terreno. A experiência da Tecmic de mais de 30 anos nesta área pode ajudá-lo neste processo e encontrar a melhor solução para si. Desenvolvemos os nossos sistemas em função das atividades que realizam os nossos clientes, para que a digitalização dos seus processos resulte em ganhos reais de produtividade.

Quer saber como? Fale connosco