Si su actividad ha crecido en volumen de servicios que realiza y no desea aumentar su flota, o si su cliente típico se ha vuelto cada vez más exigente y tiene una mayor necesidad de información, seguridad y fiabilidad, es posible que la forma en que está gestionando su flota y los servicios que realiza en campo ya no sea la más adecuada.

También puede estar habiendo un cambio en los recursos humanos de su empresa, con una mayor rotación de conductores y personal de oficina, lo que puede llevar a un menor conocimiento de las ubicaciones, clientes y servicios a realizar, dificultando la realización de una buena planificación y el cumplimiento de los plazos de ejecución a los que se compromete de forma puntual.

Estos son algunos de los retos a los que se enfrentan las empresas, grandes o pequeñas, de todo el mundo a medida que se adaptan a los cambios del mercado, que les obligan a adaptar sus operaciones a clientes cada vez más exigentes.

Incluso es posible que ya esté usando un sistema de localización de vehículos por GPS y sea capaz de comunicarse con los conductores por voz y mensajes, pero siente que debe introducir cambios en los procesos para satisfacer las solicitudes, prescindir del papel y digitalizar toda la información del proceso realizado entre los empleados que están dentro y fuera de la oficina y que utilizan la flota para realizar los servicios.

Pero, ¿como empezar? ¿Es la digitalización de procesos la mejor solución para su operación?

Para ayudarlo a evaluar e identificar el tipo de gestión de actividades que necesita, le sugerimos que reflexione sobre estos cuatro puntos clave:

1.  Análisis de los recursos: vehículos y colaboradores

¿Puede analizar los datos de los servicios realizados por empleado / vehículo, kilómetros recorridos, costes de mantenimiento del vehículo y tipo de conducción realizada? La imagen inicial con los datos que tienes es un buen punto de partida para mejorar el uso de la flota, reducir los kilómetros recorridos, realizar más servicios con el mismo número de vehículos o reducir el número de vehículos necesarios. También te servirá para analizar qué datos debes conocer y el esfuerzo que estás realizando actualmente para determinar estos valores.

2. Análisis de los formularios e información solicitada

La elaboración de formularios digitales es una de las principales tareas que desarrollamos en la digitalización de las actividades de los empleados en campo. Los formularios en papel desaparecen y toda la información se recopila directamente en formato digital, lo que elimina los errores y el tiempo que el personal de la oficina dedica posteriormente a la introducción de datos en los sistemas, por lo que examinar los campos necesarios es un buen punto de partida.

3. Analisis de la información necesaria,

por un lado, del empleado para realizar el servicio y por otro lado, del cliente, para conocer en todo momento la información relevante para él.

Para la correcta ejecución del servicio, el empleado debe recibir las órdenes de servicio con toda la información necesaria para su ejecución. El hecho de poder indicar el momento exacto de finalización del servicio, permite controlar los tiempos de ejecución e iniciar más rápidamente los procesos de facturación al cliente. A su vez, analizar los datos que se deben recopilar en el momento en que se realiza el servicio ayuda a cuantificar los beneficios de recopilar datos en el lugar de su ejecución.

4. Analisis de las rutas

Imprevistos, extraordinarios, recurrentes o fijos, independientemente de la forma en que se organicen la ejecución de los servicios en campo, el análisis de los datos recogidos de la actividad realizada, junto con las herramientas de optimización de la planificación, mejora la productividad de los equipos.

Estos análisis te servirán de base de reflexión para poder determinar los beneficios que puedes conseguir con la digitalización de tu actividad en campo. La experiencia de Tecmic de más de 30 años en esta área puede ayudarte en este proceso y encontrar la mejor solución para ti. Desarrollamos nuestros sistemas de acuerdo con las actividades que realizan nuestros clientes, de modo que la digitalización de sus procesos se traduce en ganancias reales de productividad.

¿Quieres saber cómo? Contáctanos